نقش، کاربرد و چالش های هوش مصنوعی در منابع انسانی

هوش مصنوعی (AI) مفهومی فراگیر است که فناوری‌های مختلفی را شامل می شود. مدیریت منابع انسانی یکی از عرصه‌هایی است که این فناوری آن را تحت تاثیر قرار می دهد و در دنیای امروز از آن برای فرایندهای استخدام، آموزش و توسعه کارمندان بهره می‌برد.
می‌توان از هوش مصنوعی برای خودکارسازی وظایفی چون مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا هم بهره گرفت. اما این فناوری بیش از هرچیزی در افزایش سرعت‌ به ایجاد سیاست‌های جدید، قراردادها، شرح وظایف، پرسش های مصاحبه و غیره کاربرد دارد. از طرفی می‌توان با استفاده از تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده و یادگیری ماشینی، نتایج تصمیم‌های مختلف را پیش‌بینی کرده و برایشان برنامه‌ریزی کرد.

بر اساس گزارش Oracle/Future Workplace، بیشتر متخصصان منابع انسانی از یکپارچه سازی هوش مصنوعی در فرآیندهای منابع انسانی خود استقبال می‌کنند و 64 درصد از آنها در مطالعه سال 2019 توسط Oracle و Future Workplace گزارش دادند که به یک ربات هوشمند برای مشاوره اعتماد می‌کنند.

هوش مصنوعی و تاثیرات و مزایای آن بر مدیریت منابع انسانی
1)     حذف پیش داوری‌ها
هوش مصنوعی در منابع انسانی، به تصمیم‌گیری‌های مطمئن مبتنی بر داده در فرآیندهای حیاتی مانند استخدام، مدیریت عملکرد و همچنین برنامه‌ریزی و رهبری کمک می‌کند.
کارشناسان منابع انسانی باید آگاه باشند که پیشینه یک فرد نباید بر تصمیمات استخدام یا پیشرفت شغلی آنها تأثیر بگذارد. استفاده از هوش مصنوعی در فرآیند انتخاب منابع انسانی می‌تواند انتخاب بی‌طرفانه کاندیدهای استخدامی را تضمین کند.
واحد منابع انسانی باید از برخورد یکسان با همه کارکنان و در همه سطوح اطمینان حاصل کند. اخذ تصمیمات منصفانه برای داشتن یک محل کار مناسب و اطمینان از رضایت کارکنان از شرکت و احساس ارزشمندی برای آنها ضروری است.

2)     افزایش رضایت کارکنان
با هوش مصنوعی می توان تجربه‌ کارکنان را شخصی‌سازی کرد. بسیاری از سوالات کارکنان با کمک یک چت بات مجهز به هوش مصنوعی، با سرعت بیشتری حل می‌شود. کارمندان برای یک قرار ملاقات با واحد منابع انسانی مجبور به انتظار نیستند یا برای سؤالات پیش پا افتاده منتظر پاسخ به ایمیل خود باشند. به علاوه ابزارهای هوش مصنوعی و منابع انسانی به کارکنان در برنامه‌ریزی شغلی کمک کرده و تجربه‌شان را بهبود می‌بخشند که منجر به افزایش مشارکت و رضایت کارکنان می‌شود.

3)     بهره‌ وری بیشتر
شرکت‌هایی که از هوش مصنوعی در منابع انسانی استفاده می‌کنند، می‌توانند کارایی واحد منابع انسانی خود را افزایش دهند. هوش مصنوعی اکثر کارهای تکراری مانند مدیریت حضور و غیاب و مرخصی را خودکار و کاغذبازی را حذف می‌کند. به این ترتیب منابع انسانی داده‌های صحیحی را دریافت می‌کند؛ زیرا مشارکت انسان‌ها و خطای انسانی نیز کاهش می‌یابد.
4)     کاهش هزینه‌ها
استفاده از هوش مصنوعی در منابع انسانی، کاهش زمان و انرژی نیروی کار را در ثبت دستی سوابق یا اسناد تضمین می‌کند. همچنین، نرم افزار HRMS داده‌ها و محاسبات دقیقی را در اختیار قرار می‌دهد که در هزینه‌های اصلاحی، برای فرآیندهایی مانند حقوق و دستمزد و مدیریت عملکرد، صرفه‌جویی می‌کند. علاوه بر این، نیاز کمتر به نیروی کار در انجام فرآیندها و اصلاحات دستی، هزینه سازمان‌ها را کاهش می‌دهد.
5)     اخذ تصمیمات آگاهانه
به‌کارگیری ابزارهای هوش مصنوعی در منابع انسانی کمک می‌کنند تا داده‌ها به طور سیستماتیک، در یک انبار داده متمرکز ذخیره شوند. پس از آن، منابع انسانی و سایر ذینفعان، هر وقت لازم باشد می‌توانند به این داده‌ها دسترسی داشته باشند. پس داشتن داده‌های صحیح به کمک می‌کند تا تصمیمات بر اساس حقایق باشند و از سوء‌تفاهم‌ها یا سوگیری‌ها جلوگیری شود.

هفت کاربرد هوش مصنوعی در منابع انسانی

1)    کاربرد هوش مصنوعی در استخدام
هوش مصنوعی با تجزیه و تحلیل دقیق رزومه‌ها و تطبیق آنها با شرح شغل، به سازمان‌ها کمک می‌کند استعدادهای مناسب را پیدا کنند. Workable یک مثال خوب برای این فناوری است که نه تنها رزومه‌ها را برای شما تحلیل می‌کند، بلکه از داده‌های به دست آمده برای جمع‌آوری لیستی از افراد ایده‌آل که از لینکدین و سایر منابع آنلاین حذف شده‌اند، استفاده می‌کند و حتی برای آن افراد ایمیل ارسال می‌کند تا آنها را به موقعیت‌های باز سازمان جذب کند.
هوش مصنوعی در فرآیند ارزیابی نیز به طور فزاینده‌ای کارگشاست؛ از ایجاد بینش نسبت به یک مصاحبه ویدیویی تا ارزیابی شخصیت مصاحبه شونده و بسیاری موارد دیگر. با انجام این کار، نه تنها صرفه‌جویی زیادی در زمان ایجاد می‌شود، بلکه مطمئن می‌شوید که هیچ فرد احتمالی، به دلیل خطای انسانی یا خستگی نادیده گرفته نمی‌شود.
2)   کاربرد هوش مصنوعی در ارزیابی عملکرد
فرض کنید یک مدیر منابع انسانی نیاز به بررسی عملکرد تیم خود دارد. او از یک سیستم مبتنی بر هوش مصنوعی استفاده می‌کند تا داده‌‍های عملکرد کارکنان را در طول سال ردیابی و تجزیه و تحلیل کند. این سیستم عواملی مانند وظایف تکمیل شده، میزان مشارکت افراد در پروژه و بازخورد آنها را در نظر می‌گیرد.
وقتی زمان بررسی فرا می‌رسد، این سیستم گزارش جامعی ارائه می‌دهد که در آن نقاط قوت، زمینه‌های بهبود و پیشرفت هر یک از اعضای تیم در طول زمان برجسته می‌شود. به این ترتیب  حدس و گمان از روند بررسی هر فرد حذف شده و تصمیمات عینی‌تر و منصفانه‌تری گرفته می‌شود.
3)   کاربرد هوش مصنوعی در فرایندهای ورود و خروج از سازمان
نیروهای جدید یبیشتر اوقات احساس می‌کنند که غرق در کاغذبازی و رویه‌های اداری شده‌اند. با استفاده از هوش مصنوعی می‌توان تمامی این رویه‌ها را به شکلی ساده و در کمترین زمان پیش برد. مثلا زمانی که یک کارمند جدید، به شرکت می‌پیوندد، هوش مصنوعی او را به سمت فرم‌های لازم راهنمایی می‌کند، او را با سیاست‌های شرکت آشنا کرده و جلسات آموزشی اولیه را برگزار می‌کند. به این ترتیب، او کمتر احساس استرس می‌کند و بیشتر مورد استقبال قرار می گیرد. به طور مشابه، هنگامی که یک کارمند شرکت را ترک می‌کند، هوش مصنوعی می‌تواند بررسی‌های خروج، استرداد اموال شرکت و سایر کارها را مدیریت کند و خروج مطمئن را برای هر دو طرف تضمین کند.
4)   کاربرد هوش مصنوعی در جذب مشارکت کارکنان
واحد منابع انسانی اغلب برای سنجش احساسات کارکنان تلاش می‌کند. یک ابزار نظرسنجی مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند این فرآیند را خودکار کند. برای مثال، می‌توانید یک نظرسنجی کوتاه و جذاب را خودکار کنید که بازخورد صادقانه و ناشناس را از کارمندان دریافت می‌کند و نتایج آن توسط یک ابزار هوش مصنوعی تجزیه و تحلیل می‌شود. به این ترتیب، روندها و زمینه‌های مورد توجه شناسایی می‌شوند و به تیم‌های منابع انسانی بینش‌هایی را که برای بهبود رضایت و مشارکت کارکنان نیاز دارند، ارائه می‌دهند.
5)   کاربرد هوش مصنوعی در پرورش و آموزش استعدادها
هوش مصنوعی همچنین می‌تواند یادگیری و توسعه را برای کارمندان شخصی کند و در منابع انسانی می‌تواند مهارت‌ها و جاه‌طلبی‌های شغلی افراد را تجزیه و تحلیل کند و براساس نقش و اهداف هر فرد، دوره‌های آموزشی، وبینارها یا کارگاه‌های آموزشی مشخصی را پیشنهاد می‌کند.
6)   کاربرد هوش مصنوعی در برنامه ریزی نیروی کار
مدیران منابع انسانی همیشه درصدد شناسایی شکاف‌ها و فرصت‌های انسانی در سازمان خواهند بود تا بتوانند برنامه استخدام خود را برای سال آینده بسازند. با تجزیه و تحلیل داده‌هایی مانند مهارت‌های نیروی کار فعلی، روندهای صنعت و برنامه‌های رشد شرکت، یک ابزار هوش مصنوعی می‌تواند پیش‌بینی کند که چه نقش‌هایی ممکن است در سال آینده نیاز یک سازمان باشند.

چت‌بات‌ها و دستیارهای مجازی برای هوش مصنوعی 
یک ربات چت هوش مصنوعی می تواند به عنوان دستیار 24/7 منابع انسانی عمل کند. با این ربات، کارمندان می‌توانند در مورد سیاست‌های مرخصی، مزایا و موارد دیگر از چت‌بات سؤال کنند و تیم منابع انسانی این فرصت را پیدا می‌کنند تا روی وظایف استراتژیک خود تمرکز کنند. کارکنان نیز به سرعت پاسخ‌ سوالات خود را دریافت کرده و تجربه آنها بهبود پیدا می‌کند.

دو نمونه‌ موفق کاربرد هوش مصنوعی در منابع انسانی

Royal Dutch Shell: یافتن استعدادهای پنهان در سازمان
شرکت Shell یکی از غول‌های نفت و گاز جهانی است که به دنبال راه‌حلی برای یافتن کارکنانی از شرکت بود که مهارت‌ها و توانمندی‌های لازم برای انجام کارهای مشخص را داشته باشند. Shell Opportunity Hub، راه‌حل این شرکت بر مبنای هوش مصنوعی برای حل این مشکل است که از یادگیری ماشینی برای مطابقت دادن توانایی‌های کارکنان با نیازهای شرکت استفاده می‌کرد. هر دور استفاده از این سیستم، یادگیری بیشتری برای هوش مصنوعی به همراه داشته و آن را قادر می‌ساخت تا فرآیند را اصلاح و بهبود بخشد. این راهکار در Shell آنقدر موفق بود که این شرکت درحال حاضر برنامه‌هایی برای توسعه آن به 8000 کارمند در شاخه بازاریابی B2B خود دارد.
Hilton: رصد سریعتر و بهتر فرصت‌ ها
هتل‌های زنجیره‌ای هیلتون ، اولین کسب‌وکار پذیرنده هوش مصنوعی برای فرایند استخدام است. از سال 2014، این شرکت شروع به استفاده از هوش مصنوعی برای ارزیابی منابع، غربالگری آنها و مصاحبه با داوطلبان شغلی برای مراکز تماس و سایر نقش‌های پشتیبانی کرد.
نتایج کاربرد این فناوری بسیار قابل توجه بود، به شکلی که از زمان شروع برنامه، سرعت استخدام هیلتون تا 85 درصد افزایش پیدا کرد. همچنین زمان صرف شده بین مصاحبه اولیه تا جذب از 42 روز به 5 روز کاهش یافت.

سارا اسمارت، معاون استخدام جهانی در هیلتون درمورد کاربرد هوش مصنوعی در منابع انسانی گفته است: «ما از این پیاده‌سازی، مزایای تجاری دیگری را نیز تجربه کرده‌ایم؛ مانند افزایش تنوع استعدادها در سازمان و توانمندسازی پرسنل جذب برای شناسایی سریع‌تر یک نامزد شغلی با عملکرد بالا.»

چالش‌ های به‌ کارگیری هوش مصنوعی در منابع انسانی

۱)آسانی و ایمنی هوش مصنوعی
۲)ترجیح برای کار کردن با یک انسان تا ماشین
۳)انتظار کارمندان برای حفاظت از داده های شخصی در برابر فناوری
۴)حفظ، نگهداری، ارزیابی و ارتقای هوش مصنوعی
۵)عدم درک تفاوت‌های ظریف و غیرفنی

نکات مهم در زمینه پیاده سازی هوش مصنوعی در منابع انسانی
–  داشتن داده‌های درلحظه و قابلاعتماد، برای کسب نتایج موفقیت آمیز از هوش مصنوعی بسیار اهمیت دارد. بنابراین باید ابتدا داده‌های صحیح را به‌دست آوریم و بعد مطمئن شویم که هدف خروجی مشخص است.
–    اکوسیستم هوش مصنوعی شبیه هیچ محیط IT دیگری نیست و نیازمند استعدادها و فنون خاصی است. تیم منابع انسانی باید هنگام جمع‌آوری منابع داده مناسب و همچنین تمیز کردن داده‌ها و نظارت بر آن‌ها، دقت لازم را داشته باشد.
– درک و دانستن موضوعات سازمانی بسیار مهم است. بنابراین، باید در مورد چگونگی شناخت الگوهای مناسب، شفافیت و دستورالعمل وجود داشته باشد.
– بر اساس الگوریتم‌ها و منطق‌های ارائه شده در سیستم، هوش مصنوعی ممکن است نتایج دقیق و بی‌طرفانه‌ای ایجاد کند. به یاد داشته باشید که هوش مصنوعی تنها کاری را که کاربر می‌خواهد انجام می‌دهد و نمی‌تواند به تنهایی تصمیم‌گیری کند.

نویسنده: دکتر النار بیات

محقق و مدرس حوزه مدیریت منابع انسانی